Existen ciertos aspectos que ayudan a entender que es necesario mejorar la gestión en una clínica médica. A continuación, te presentamos algunas señales que te ayudan a comprobar qué tan buena es la administración y los procesos que llevas en tu clínica/centro o consulta.
1. Fichas clínicas extraviadas
Cuando se trabaja con fichas o historias clínicas en papel es común que se extravíen, que hayan sido mal archivadas o guardadas en algún lugar que no corresponde, entre otros inconvenientes que conoces en el día a día de tu administración. Dentro de todos los factores que involucra, inicialmente esta situación afecta al paciente, dado que conlleva mayor tiempo de espera en ser atendido; afecta al médico tratante, debido que retrasa en cada una de sus citas y, de igual modo, afecta al asistente que debe invertir parte del tiempo buscando el archivo extraviado, dejando de lado otras tareas importantes como el recordatorio y agendamiento de citas.
2. Emplear mucho tiempo en tareas administrativas
Si tenemos que dedicar mucho tiempo a labores administrativas, es señal de que debemos mejorar los procesos. Las tareas administrativas son importantes pues ayudan a que tu consulta funcione de forma correcta.
Algunos de los procesos administrativos fundamentales para una buena gestión administrativa son: re-agendar y recordar de citas, llenar y archivar la ficha de pacientes, reponer el stock de materiales, realizar cobros a pacientes, pagos a proveedores
3. Olvidar frecuentemente realizar algunas tareas
Cuando una clínica crece, crecen con ella las tareas administrativas. Al tener mayor volumen de actividades pendientes, es común que olvidemos realizar algunas tareas, acarreando consecuencias de gran impacto para nuestra clínica. Si el asistente olvida hacer una llamada a un paciente para recordar una cita, esta ausencia se convierte en un ingreso menos. Si se olvida hacer una revisión de materiales, es posible que no podamos realizar el tratamiento pautado por no tener disponibilidad, esto genera molestias al paciente, dado que tendríamos que re-agendarlo.
4. El Cálculo de salarios y comisiones es un dolor de cabeza.
¿Es normal que el cálculo de comisiones te tome mucho tiempo? ¿Debes realizar el cálculo una y otra vez porque no te cuadran los números? Si respondiste afirmativamente, es una clara señal de que necesitas mejorar los procesos, conseguir una herramienta que te facilite el cálculo, logres tenerlo a tiempo y que te asegure que son los cálculos correctos.
El cálculo de salarios y comisiones de los empleados y médicos es una tarea que no debería darnos dolores de cabeza. Contar con la certeza de que los montos calculados es indispensable para evitar futuros reclamos por parte del personal y que desemboca en una satisfacción de tus colegas, ya que siempre tendrán los pagos a tiempo, de forma correcta y sin acarrear inconvenientes.
5. No es posible obtener una visión global de la clínica
Tener una visión o balance general de de la clínica, no debería ser opcional. Las clínicas exitosas tienen claro que cuentas tienen por cobrar, cuentas por pagar, los ingresos deben obtener para generar ganancias, la cantidad de pacientes máxima que pueden atender al día. Si no tienes claridad en todos estos aspectos, la toma de decisiones y planes de acciones son muy difíciles de definir.
Si te has visto reflejado en estas señales, debes que poner manos a la obra y buscar alternativas para mejorar los tiempos, optimizar los procesos y automatizar tareas.
Te invitamos a hablar con un asesor de Medilink, para que conozcas las herramientas de gestión que te ayudan a mejorar los procesos en tu clínica médica.
