5 Requerimientos básicos que debe tener tu ficha médica
March 12, 2021
Escrito por
María Jesús Bórquez
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5 Requerimientos básicos que debe tener tu ficha médica

Si has llegado a este artículo, te estarás preguntando qué tipo de ficha clínica debe tener un Kinesiólogo, psicólogo, psiquiatra, pediatra, oftalmólogo, medicina general etc.

En este post te contamos que independientemente de la especialidad que tengas, la ficha médica debe contar con requisitos mínimos

Es importante destacar que no existe una legislación que regule el tipo de ficha clínica con que debe contar un establecimiento de salud o clínica, puede tener un registro en papel, excel, o un a través de un software.

Lo que sí debes considerar que si existe una regulación a través de lo establecido en los artículos 12 y 13 de la ley Nº 20.584; en la ley Nº 19.628; en los artículos 47 y 49 del Código Sanitario, decreto con fuerza de ley Nº 725 de 1967; 4º y 7º del DFL Nº 1 de 2005, ambos del Ministerio de Salud

1. Resguardo de información del paciente

Según el artículo 2º, letra g) de la ley Nº 19.628, la información contenida en la ficha del paciente es un dato sensible, donde solo puede tener acceso el médico o profesional de salud, por eso en Medilink contamos con perfiles de usuarios clínicos y administrativo, para resguardar la información de tu paciente.

2. Ficha clínica debe ser legible y ordenada

Para nadie es un misterio que la letra del doctor no es legible y existen varias frases donde se bromea acerca de ello; “ La vida está escrita con letra de médico por eso no la entendemos”, sin embargo el decreto 42 artículo 5 , dice que la ficha clínica independiente del tipo que sea debe ser elaborada en forma clara y legible conservando una estructura de manera ordenada y secuencial.

Un software como Medilink sin duda te ayudará a tener estructurado y ordenado por fecha cada evolución realizada al paciente, y lógicamente con una letra legible.

3. Antecedentes básicos que debe tener la Ficha del Paciente:

El reglamento 41 sobre fichas clínicas en artículo 6 , menciona lo mínimo que debe tener la ficha de paciente:

Identificación actualizada del paciente ( Nombre completo, número de identificación, sexo, fecha de nacimiento, domicilio, ocupación, sistema de salud.

Número identificador de ficha.

Registro cronológico y fechado con todas las atenciones de salud recibidas ( Consulta, anamnesis, evoluciones, cualquier otra información clínica.

Decisiones adoptadas por el paciente como consentimientos informados, rechazos de tratamientos etc.

4.   Almacenamiento y protección

Este punto está vinculado con otro post donde te hemos contados que uno de los principales problemas para algunos centros médico o clínicas  ha sido el exceso de papel y pérdida de documentación clínica.

El artículo 8ª indica que cualquiera sea el formato de la ficha esta debe guardarse en un archivo que garantice los registros completos y asegure el acceso oportuno, confidencialidad de los datos, así como la autenticidad de su contenido y de los cambios efectuados en ella:

Si tu es ficha electrónica debe tener:

1)La información debe respaldarse en cada proceso de incorporación de los documentos.

2) Habrá una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos que tenga un estricto control de acceso, registro de entrada y salida de respaldos.

3) Medidas de seguridad y barreras de protección frente a accesos no autorizados.

4) Sustitución de la información por la versión más reciente que se disponga, en el menor tiempo posible, en casos de alteración no programada.

5)  Programas que permitan la restauración del servicio en el menor tiempo posible en los casos que deje de operar.

Para el caso de contar con fichas médicas en soporte de papel:

1)   Archivo único y centralizado con fichas ordenadas con características que permitan su ubicación expedita.

2)   Mantención, conservación y reposición de carátulas en casos de deterioros.

3)   Control de extravíos y omisiones de documentos.

4)   Archivo ordenado con orden secuencial por números de fichas o letras.

5)   Sistema de constancia de solicitudes de acceso a las fichas.

6)   Registro de entrada y salida de las fichas con indicación del destinatario responsable y fechas de pedido y de devolución.

5.  Plazo de conservación de una Ficha de paciente

Según el artículo 11  las fichas clínicas  deben estar conservadas al menos 15 años contado el último registro de información y conservadas en buenas condiciones.

Como te comentamos en un principio la ficha la puedes tener en cualquier tipo de formato, sin duda un registro electrónico te permitirá llevar la información de manera más  fácil y ordenada.

Si quieres ampliar más detalles de la normativa, en el siguiente link puedes encontrar más detalles referente al artículo 41: https://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=1046753&idVersion=2012-12-15

En Medilink, contamos con todos los requisitos que debe tener una ficha médica, te invitamos a conocer nuestra solución que no solo te ayudará con el registro electrónico, también te ayudará a llevar la agenda de tus pacientes, controlar los pagos. 👉 CONVERSEMOS 👈

María Jesús Bórquez

María Jesús Bórquez

Business Analyst - Equipo Comercial
mariajesus.borquez@softwaremedilink.com